Контроль, порядок и документы для оформления кассовых операций

Кассовые операции являются разновидностью хозяйственных операций, поэтому их документальное подтверждение обязательно по закону. Типовые формы для их оформления утверждены Госкомстатом РФ с согласия Центробанка и Минфина.

Необходимая документация и ее заполнение.

Для предприятий существует список законодательно утвержденные унифицированные формы первичной документации. Индивидуальным предпринимателям закон дает право оформлять только часть из них.

Кассовая книга.

Для учета поступающих в кассу денежных средств заводят кассовую книгу. Существовать она может и в бумажном, и в электронном варианте. При этом обязательны мерами по защите содержащихся в ней сведений и невозможности внесения несанкционированных исправлений. В бумажном варианте для этого все листы нумеруются, после чего книга прошивается. При наличии, дополнительной защитой служит печать ИП.

В электронной версии также выбирают степени защиты, как правило, минимальной из них является пароль доступа и электронная подпись уполномоченных лиц. При ведении электронного варианта кассовой книги нумерация в хронологическом порядке происходит автоматически. Тем не менее, в течение года электронную версию кассовой книги необходимо продублировать в бумажном варианте.

Записываться в кассовую книгу должны только те средства, которые проходят непосредственно через нее. Если движение денег проходит электронно или через банк, записи делать не нужно – необходимые сведения фиксируют субагенты, проводящие эти операции.

Сверка движения наличности происходит ежедневно, итог заверят кассир своей подписью. Главный бухгалтер контролирует правильность ведения кассовой книги. При его отсутствии руководитель занимается этим лично. Кассовая книга не относится к обязательным для ИП документам, но ее можно вести для улучшения финансового контроля.

Приходный кассовый ордер.

Этот документ используется для подтверждения поступления наличности в кассу и может заполняться и от руки, и с использованием печатной техники. Никаких помарок и исправлений в нем не допускается.

Расходный кассовый ордер.

Средства, выданные из кассы, фиксируются в РКО. Заверяет его главный бухгалтер, кроме того, документ должен содержать подпись руководителя или иного уполномоченного лица. При выдаче денег кассир обязан проверить личность получателя, попросив предъявить документ, удостоверяющий личность. Если деньги выдаются сотруднику предприятия, таким документом может стать служебный документ, например, пропуск. Также при выдаче денег получатель заполняет расписку. Если получение денег происходит по доверенности, это также отмечают в ведомости, при этом доверенность остается у кассира.

Книга учета денежных средств.

Необходимость в этом учетном документе возникает только тогда, когда в организации есть несколько кассиров. Она используется для документирования старшим кассиром операций, осуществляемых в течение дня между ним и другими кассирами.

Расчетно-платежная ведомость.

С помощью этой ведомости ведется учет времени, отработанного сотрудниками, а также начислений и удержаний, которые производятся в их отношении. По ней же осуществляются выплаты работникам. Бухгалтерия ведет этот документ на основе первичных документов учета рабочего времени, принятых на предприятии. Те организации, которые выплачивают зарплату на банковскую карту, ведут лишь расчетную ведомость.

Ведомость должна давать полную информацию о содержании суммы к выплате. Помимо базовой части там указываются все проведенные надбавки или удержания. Если сотрудник по какой-то причине не получил зарплату, в его графе указывают «депонировано». Общая сумма произведенных выплат фиксируют в последней графе. На эту же сумму выписывают РКО, номер и дату которого заносят в ведомость.

Платежная ведомость.

При выдаче зарплаты допустимо использование расходного ордера, но ведение платежной ведомости для этих целей удобнее. Ее оформление аналогично расчетно-платежной ведомости. Исправлений в платежной ведомости не допускается.

Изменения

Удобным для малых предпринимателей стало нововведение, отменяющее кассовые лимиты. Теперь они могут накапливать в кассе любую необходимую сумму.

Кардинальных изменений в законодательстве, регулирующем кассовый документооборот, не ожидается. Одним из существенных новшеств можно считать введение онлайн касс, которые автоматически в режиме реального времени будут отсылать данные в налоговую. Решить эту проблему достаточно легко установив онлайн-кассу Эвотор 5 в СофтБаланс. При этом у покупателя появляется возможность попросить электронную копию чека, которую продавец должен будет отправить на указанную электронную почту. Однако закон дает предпринимателям время для перехода на новые кассы, поэтому в 2017 году они появятся далеко не везде.

ВАШ КОММЕНТАРИЙ: