Униформа для первички

Закон о бухгалтерском учете требует составлять первичные документы по унифицированным формам, разработанным Госкомстатом. К этой обязанности нужно относиться очень внимательно, иначе конфликты с налоговой неизбежны.

Терпенье и труд
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предприятие должно подтверждать свои хозяйственные операции первичными документами. Причем эти документы нужно составлять не в произвольном виде, а по соответствующим унифицированным (типовым) формам. Исключение составляют документы, для которых такие формы не разработаны: их можно разработать самостоятельно (обязательные реквизиты перечислены в том же законе).

Согласно постановлению правительства от 8 июля 1997 г. № 835, унифицированные формы утверждает Госкомстат. За пять лет плодотворной работы он разработал более 230 форм. Многие из них оказались чересчур громоздкими. Чтобы заполнить некоторые многостраничные бланки, такие как акт о приемке материалов (форма № М-7), требуется немало терпения.

Терпеть есть ради чего. Даже самый безобидный недочет в оформлении первички может привести к тому, что налоговый инспектор просто не примет «неправильно» оформленные расходы. Как следствие, он пересчитает налог на прибыль, не забыв про пени и штрафы. Такое право налоговикам предоставляет статья 252 Налогового кодекса. Она позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль только на «обоснованные и документально подтвержденные затраты», то есть оформленные в соответствии с законодательством.

Впрочем, налоговики требовали скрупулезного соблюдения правил оформления первички и до вступления в силу 25-й главы Налогового кодекса. Но, к счастью, суды в случае явных придирок со стороны налоговиков вставали на сторону налогоплательщиков.

В своих решениях судьи указывали, что «незначительные недостатки» в оформлении первичных документов не говорят об отсутствии хозяйственной операции (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11 апреля 2000 г. по делу № А56-23126/99). Такие недостатки (например, отступление от унифицированных форм) не дают налоговикам права не признавать затраты, понесенные предприятием. Главное, чтобы ошибки в первичке «не искажали сути финансовых и материальных показателей» и чтобы документ содержал всю «необходимую информацию для целей налогообложения» (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29 августа 2001 г. по делу № А56-658/01).

Не остался в стороне и Высший Арбитражный Суд. В постановлении от 24 ноября 1998 г. по делу № 512/98 он дал понять, что документы, оформленные с некоторыми нарушениями (например, без указания должностей ответственных работников или их Ф.И.О.), все же могут подтверждать понесенные затраты.

Инструкция по пользованию
Унифицированные формы можно купить в канцелярских или книжных магазинах и заполнять от руки. Но большинство предпочитает составлять первичку с помощью бухгалтерской программы.

Что можно, а что нельзя менять в унифицированных формах, определяет постановление Госкомстата от 24 марта 1999 г. № 20. Вы можете изменить размер формы или отдельных ее граф. Удалять какие-либо графы запрещено, какой бы громоздкой форма ни была. Добавлять графы можно. Исключение составляют документы по учету кассовых операций: в них нельзя ни добавлять, ни удалять графы.

В свободных графах первичного документа нужно ставить прочерки. Этого требует Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 и никем не отменное.

Арбитражной практики по 25-й главе пока нет, но специалисты уверены, что судьи останутся верными себе. «По сути статья 252 Налогового кодекса ничего не изменила. Просто раньше первичные документы были предметом интереса налоговиков из-за того, что прибыль рассчитывали на основании данных бухгалтерского учета. Теперь же, с введением налогового учета, потребовалось записать в кодекс, что данные этого учета формируются на основе тех же первичных документов. Больше ничего нового не произошло. Поэтому вряд ли суды изменят свою позицию», — считает Денис Щекин, партнер московской юридической компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры».

Было бы предприятие, а статья найдется
Как видно, если первичный документ оформлен неправильно, доначисления налога на прибыль, соответствующих пеней и штрафов можно избежать. Но в арсенале налоговиков есть другое оружие — статья 120 Налогового кодекса («Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения»). Одним из «грубых нарушений» является отсутствие первичных документов. Налоговики считают, что если документ оформлен неправильно, то он отсутствует. И налагают штраф от 5 до 15 тысяч рублей.

Поступать так налоговикам рекомендует письмо МНС от 10 июля 2000 г. № МШ-09-8а/7973@. В нем министерство «разъяснило» подчиненным, что иногда лучше довольствоваться малым: брать штраф по 120-й статье, чем не признавать затраты, рискуя потом проиграть в суде.

Впрочем, некоторые бухгалтеры готовы скорее заплатить этот штраф, чем тратить время на оформление бумаг просто «для галочки». «Мы готовы к тому, что заплатим штраф по статье 120, — рассказывает Ксения, главный бухгалтер небольшой московской торговой фирмы. — Все равно проверок без штрафов не бывает ( налоговикам же тоже надо отчитываться. А заполнять все эти формы иногда просто не хватает сил. Но, конечно, мы не злоупотребляем. А то налоговая решит, что штрафа по 120-й недостаточно».

Ольга САЛЬНИКОВА,

эксперт «Расчета»

Есть такая форма
Из более 230 унифицированных форм первичных документов лишь часть должны применять практически все предприятия. Это формы первички для учета:

материалов (постановление от 30 октября 1997 г. № 71а) * ;

основных средств (постановление от 30 октября 1997 г. № 71а);

нематериальных активов (постановление от 30 октября 1997 г. № 71а);

кассовых операций (постановления от 18 августа 1998 г. № 88, от 25 декабря 1998 г. № 132);

торговых операций (постановление от 25 декабря 1998 г. № 132);

оплаты труда (постановления от 6 апреля 2001 г. № 26, от 30 октября 1997 г. № 71а);

расчетов с подотчетными лицами (постановления от 1 августа 2001 г. № 55, от 6 апреля 2001 г. № 26);

результатов инвентаризации (постановления от 27 марта 2000 г. № 26, от 18 августа 1998 г. № 88).

Остальные формы могут потребоваться лишь определенному кругу предприятий. Речь идет о формах первичных документов для учета:

капитального строительства и ремонтно-строительных работ (постановления от 11 ноября 1999 г. № 100, от 30 октября 1997 г. № 71а);

операций в общепите (постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132);

работы строительных машин и механизмов (постановление от 28 ноября 1997 г. № 78);

сельскохозяйственной продукции и сырья (постановление от 29 сентября 1997 г. № 68);

работы автомобильного транспорта (постановление от 28 ноября 1997 г. № 78; помимо автотранспортных предприятий эти формы нужны «обычным» предприятиям для начисления зарплаты водителям и учета бензина);

гуманитарной помощи (постановление от 26 марта 2001 г. № 21).

————-

* Здесь и далее в скобках приведены реквизиты постановлений Госкомстата, которыми утверждены соответствующие формы.

Leave a Comment